Действие 1. Местоположение
В первую очередь необходимо понять для себя, где будет находиться будущее рабочее помещение. Тут следует принимать во внимание удаленность предпринимательской деятельности от главных поставщиков и заказчиков, насколько легко будет добраться на общественном или личном транспорте до офиса, наличие комфортных дорожных развязок поблизости и т. п. Когда внутренние правила фирмы заставляют выбрать конкретное расположение (например, в центральной части населенного пункта), то нужно принимать в расчет то, как оперативно и просто потенциальные потребители товаров или услуг смогут отыскать офисное помещение, каков риск работников компании попасть в автомобильный затор на дороге, какой период времени понадобится владельцу офиса для встречи зарубежных контрагентов и иногородних компаньонов. Так или иначе, близкое расположение офиса к жилищу руководителя компании будет не самым оптимальным параметром при определении местоположения офисного помещения большой корпорации.
Действие 2. Площадь
Какая площадь требуется для офисного помещения? Тут ни в коем случае нельзя забывать об одном главном требовании: на одного сотрудника требуется не менее 10 м2 всего метража рабочего помещения. Нельзя надеяться на то, что чересчур тесное рабочее место позитивно скажется на профессиональной деятельности штата. Оборудование для циркуляции воздушных потоков в деловом центре обладает конкретным радиусом действия, который рассчитан на обычную обстановку офисного помещения. Даже в том случае, если последнее принадлежит к категории открытого рабочего пространства (так называемый open-space), желательно при вычислениях устанавливать как минимум 6 м2 на одного работника.
Затем следует установить, какое число дополнительных рабочих помещений потребуется. Обычно, это место для деловых встреч (переговорная), комната технического обслуживания, пространство приемной и, возможно, небольшое помещение, где персонал сможет приготовить себе пищу и пообедать в установленный перерыв.
Действие 3. Расположение перегородок
Обычные новые деловые центры продают офисы в состоянии планировки «под отделку» или, как ещё говорят,”shell and core“. Иными словами, человеку, который купит такое помещение для бизнеса, достанется целиком выполненный под отделку офис с отсутствующими разделяющими стенками. Покрытие половой поверхности и потолков появятся после монтажа стенок. Это оптимальный вариант, когда необходимо определиться с количеством, площадью и расположением каждой комнаты. Параметры помещений каждый устанавливает для себя сам.
В настоящее время наиболее распространенная комбинация офисных помещений в стране – кабинетная планировка. У любого структурного подразделения имеются собственные офисные помещения. Данный вид стоит гораздо дороже, чем распространенная в Старом Свете открытая планировка.
Действие 4. Стоянка
Увы, но на практике в настоящее время у хозяев бизнес-центров в центральной части мегаполиса существует проблема недостаточности мест для стоянки автомобилей. В некоторых случаях парковок и вовсе не предусмотрено. Нельзя упускать из вида эту значимую особенность. В дальнейшем это может усложнить жизнь не только вашим сотрудникам, но и вашим клиентам или партнерам. Для тех коммерсантов, кому комфорт клиентов важен, большим достоинством при подборе офисного помещения будет наличие у делового центра стоянки для посетителей и стоянка для владельцев офисов, находящаяся под охраной. За отправную точку при расчетах следует брать одно-два места на стоянке на каждые 70 – 100 м2 снимаемого метража.
Действие 5. Категории
У любого центра офисных помещений имеется принадлежность к конкретной группе. Обычно хозяева бизнес-центра лично устанавливают категорию строения, в сфере продажи и аренды нежилых помещений в публичном доступе есть возможность рассмотреть деление на группы офисных строений. В общей сложности насчитывается 3 главных категории строений: А – абсолютно современные строения с первоклассными материалами, применяемыми при их возведении и приличной степенью сервиса; B – деловые офисные здания с неплохими характеристиками, чуть-чуть похуже предыдущей категории; C – по большому счету это склады, которые были переделаны под офисы, в них нет систем управления циркуляцией воздуха и степень комфорта довольно низкая.
Действие 6. Хозяева бизнес-центра
По окончании процесса примерного подбора площади офиса и обнаружению здания, где сдаются в аренду офисы, которые соответствуют запросам конкретного бизнеса в плане территориального нахождения, нужно вступить в контакт с подразделением продаж или управляющей организацией данного делового центра.
Обычно практически все сведения размещения на виртуальном портале здания, но при непосредственном контакте следует учесть информированность работников. Неплохо, когда у бизнес-центра только один владелец, а само здание не заложено, например, банку. Так или иначе, будущий арендатор имеет законное право потребовать бумаги на бизнес-центр и детально ознакомиться с их содержанием. Самостоятельно или с юристом.
Не лишним будет выяснить наличие и характер дополнительных услуг со стороны владельцев строения или их управляющей организации. Обычно в зданиях самой высокой категории в распоряжение будущих потребителей и работников имеется ряд заведений общественного питания, устройства для снятия денег с банковской карты, безвозмездный общественный транспорт до самой близкой станции метро и т.п.
Действие 7. Положения договора аренды
Необходимо тщательно изучить контракт о найме офисного помещения. Нужно знать и иметь в виду порядок образования арендной ставки, что она подразумевает под собой в каждом конкретном случае. Следует также учесть размер ее увеличения каждый год. Обычно собственник сдаваемого в аренду помещения может осуществить ее пересмотр, но это ему позволено делать не чаще, чем единожды в 12 месяцев, чтобы не нарушать права арендатора. Обязательно нужно обратить внимание на соответствующий пункт в контракте.
Метраж снимаемого офиса может оказаться изменен в контракте, что объясняется добавлением площади коридора. В среднем она составляет восемь – десять процентов от всего метража в случае, если договор аренды заключается в отношении части этажа, а не всего этажа или строения.
Обязательно следует согласовать с собственником возможность установления льготного периода на время обустройства и возможного ремонта в офисе, так называемые «арендные каникулы».Это широко распространено в реальной жизни и, как правило, основная масса арендодателей идет арендаторам навстречу в этом вопросе.